Dymo LabelWriter en GTD m.b.v. organisatieprofiel

Op de doos van de Dymo LabelWriter TwinTurbo 400 kreeg ik een link naar www.dymo-time.com voor EUR 20 frankeertegoed t.b.v. de TNT digitale postzegel. (dit is nog niet gelukt trouwens, maar dat even terzijde)
Deze thermische labelprinter moest ik aanschaffen omdat Easystamp (het softwareprogramma waarmee je rechtstreeks adressen en postzegels op enveloppen kunt drukken) eenzijdig door TNT is opgeheven per 1 juli (evt. tegoed werkt nog tot 1 oktober).
Zie ook deze draad over de Digitale Postzegel en Easystamp op het Vara Kassa-forum.

Uiteindelijk ben ik nu dus toch gezwicht en heb ik noodgedwongen een extra investering van ruim €250,- gedaan voor een labelwriter (€194,-) en labels (€60,-) om toch te kunnen frankeren. Ik had ook een goedkopere (tragere, enkele) LabelWriter kunnen aanschaffen voor ca. €135,- maar dan moet je van rol wisselen bij een ander formaat label en dat is weer een hoop gedoe. Ik heb wel compatible labels aangeschaft voor ca. € 0,02 – 0,03 per label tegen ca. €0,045 – 0,075 per label voor ‘originele’ labels. Elke geprinte digitale postzegel kost dus globaal €0,05 extra (los nog van de aanschaf).

Over Dymo en Organisatie
Om van de nood een deugd te maken kan ik de Dymo LabelWriter mogelijk ook voor andere zaken dan alleen digitale postzegels gaan gebruiken. Op Dymo-Time.com staat een test “Ontdek uw Organisatieprofiel” en het persoonlijk profiel op basis van mijn antwoorden op de 7 vragen is: Stormvechter

Oplossingen (samenvatting) voor Stormvechter:
Deel uw tijd in:

  • Zorg er altijd voor dat u op tijd bent of, beter nog, probeer altijd 5 minuten eerder bij een vergadering te zijn.
  • Vermijd het constant verzetten van vergaderingen met uw teams of klanten om te voorkomen dat u als onbetrouwbaar wordt gezien.
  • Zorg ervoor dat uw agenda duidelijk bepaald is en leg uzelf een maximale duur van vergaderingen op zodat iedereen zich concentreert en beknopt blijft
  • Probeer uw presentatie of teamvergaderingen vroegtijdig te beëindigen. Zo bespaart u iedereen waardevolle tijd en mensen zullen dit waarderen.

Reduceer uw lopende kosten:

  • Hebt u zich wel eens afgevraagd hoeveel tijd en geldt u kunt besparen met een goed georganiseerde werkomgeving?
  • Een goed georganiseerde werkomgeving helpt u ruimte te besparen en scheelt vierkante meters
  • Het verbeteren van uw klassement zorgt ervoor dat uw papierstapel verkleint en uw archiefgebruik verbetert
  • Door documenten en mappen te labelen kunt u lopende projecten eenvoudiger delen met collega’s zonder extra kopieën te moeten maken.
  • Dit alles kan leiden tot een kostenreductie voor kantoorartikelen, zolang u maar investeert in de juiste gereedschappen voor organisatie.

Organiseer de bijeenkomsten binnen uw bedrijf:

  • Een goede manier om uw kantoor te organiseren is het gebruik maken van kleurcodes op uw mappen – of door mappen in verschillende kleuren te gebruiken ofwel door labels in verschillende kleuren op deze mappen te plakken.
  • Bedenk een systeem dat bij uw bedrijf past. Gebruik bijvoorbeeld de kleur rood voor spoedeisende items. U kunt groene mappen of labels gebruiken voor praktische informatie. Blauwe labels of mappen staan bijvoorbeeld voor archiefdocumenten, ofwel items die weinig worden gebruikt.
  • Vergeet niet om ook uw cd’s van een etiket te voorzien. Uw LabelManager 220P maakt bovendien labels voor cd-doosjes.
  • Van back-up mappen tot uw favoriete kantoorcd’s, alles binnen uw kantoor kan van een label worden voorzien, zodat u alles snel kunt terugvinden. De grenzen van een effectief klassement hangen af van uw voorstellingsvermogen. Aan u om een systeem te vinden dat werkt en u hieraan te houden.

Een beter evenwicht in uw leven:

  • Vindt u ook niet dat uw privéleven net zoveel aandacht verdient als uw professionele activiteiten?
  • Dankzij de nieuwe organisatorische vaardigheden die u hebt verworven bent u veel efficiënter en kunt u uw dagelijkse taken sneller uitvoeren
  • Profiteer van de voordelen en maak een lijst van zaken die u altijd al wilde doen of afhandelen in uw privéleven! Sky diving, liefdadigheidswerk, bonsai-tuinieren, alles is mogelijk! Het is tijd voor quality time

Meer is minder
Alex: Organiseer uw werkdag

  • Zoveel zaken te regelen in zo weinig tijd… verdeel uw dag in delen
  • Elk dagdeel bevat een onderwerp waarop u zich concentreert
  • Concentreer u in de eerste plaats op uw prioriteiten
  • Aan het eind van de dag moet u de lopende zaken afsluiten, uw takenlijst voor de volgende dag controleren en bijwerken, uw bureau opruimen en alle papieren en dossiers weggooien die u niet langer nodig heeft
  • Onthoud dat een opgeruimd bureau aan het einde van de dag de sleutel is voor een productieve volgende werkdag.

Manon: Tips voor een snelle archivering

  • Behandel één dossier per keer en verzeker u ervan dat alle documenten aan het eind van de dag zijn afgewerkt, d.w.z. gearchiveerd of doorgestuurd naar een collega
  • Een goede manier om uw kantoor te organiseren is het gebruik maken van kleurcodes op uw mappen – ofwel door verschillende kleuren van mappen te gebruiken ofwel door deze mappen te voorzien van labels in verschillende kleuren.
  • Onthoud dat er geen map ‘Diversen’ bestaat. Elk document hoort ergens thuis en soms is dat de prullenbak!

Alex: Reduceer uw lopende kosten

  • Hebt u zich wel eens afgevraagd hoeveel tijd en geldt u kunt besparen met een goed georganiseerde werkomgeving?
  • Een goed georganiseerde werkomgeving helpt u ruimte te besparen en scheelt vierkante meters
  • Het verbeteren van uw klassement zorgt ervoor dat uw papierstapel verkleint en uw archiefgebruik verbetert
  • Door documenten en mappen te labelen kunt u lopende projecten eenvoudiger delen met collega’s zonder extra kopieën te moeten maken.
  • Dit alles kan leiden tot een kostenreductie voor kantoorartikelen, zolang u maar investeert in de juiste gereedschappen voor organisatie.

Manon: Hoe verwerkt u een stormvloed aan e-mails

  • Als u kijkt naar het aantal spam- of cc-e-mailberichten die u dagelijks ontvangt, beseft u hoeveel tijd u weggooit.
  • Plan vaste momenten tijdens de dag waarop u uw e-mails controleert. ‘De hele dag actief zijn’ is goed voor machines, niet voor mensen
  • Pas dezelfde techniek toe die u gebruikt voor papieren documenten: lezen, verwijderen, opvolgen, doorsturen of opslaan
  • Ga er steeds vanuit dat uw printer officieel in staking is en stel uzelf altijd de vraag of u werkelijk een afdruk nodig heeft voordat u op de knop drukt.

Verbeter het evenwicht tussen uw werk en uw vrije tijd
Lucas: organiseer uw werkomgeving

  • We weten allemaal dat een goed georganiseerde werkomgeving tijd kost en tijd is kostbaar. Heeft u er ooit aan gedacht om de items die u het meest gebruikt binnen handbereik te houden? Hier volgen twee tips die u eens zou moeten proberen:
  • Tip 1: maak de bovenste lade van uw kast volledig leeg en vul deze met de belangrijkste objecten die u werkelijk nodig heeft (pennen, scharen, nietmachine, labelmanager etc).
  • Tip 2: waarom gaat u niet een stap verder en verwijder alle persoonlijke items, zoals die enorme fotolijst met de foto van uw hond, en neem deze mee naar huis? U zult zien dat uw bureau en werkomgeving plotseling een rustigere en Zen-achtige uitstraling krijgt waarin het prettig vertoeven is…

Lucas: Verlaag uw stressniveau

  • ‘Iedereen is altijd druk met van alles bezig en alles is dringend. ‘Dit is waarschijnlijk een goede omschrijving van het kantoorleven.
  • Probeer eens de ‘5-minutenregel’ toe te passen: Elke taak die binnen vijf minuten kan worden voltooid moet meteen worden uitgevoerd. Taken die langer duren moeten vooraf worden gepland en aan uw agenda (of uw PDA voor de hightech-fanaten) of uw dagelijkse prioriteitenlijst worden toegevoegd.
  • Dankzij deze regel werkt u meer taken per dag af en verlaagt uw stressniveau!

Jasper: Verbeter uw interactie met collega’s

  • Probeer u te beperken tot één onderwerp per e-mail.
  • organiseer uitsluitend vergaderingen die nodig en constructief zijn
  • Ga terug naar mondelinge communicatie! Het is altijd gemakkelijker en sneller om onder vier ogen of via de telefoon te overleggen dan een e-mail te verzenden

Louise: Een beter evenwicht in uw leven

  • Vindt u ook niet dat uw privéleven net zoveel aandacht verdient als uw professionele activiteiten?
  • Dankzij de nieuwe organisatorische vaardigheden die u hebt verworven bent u veel efficiënter en kunt u uw dagelijkse taken sneller uitvoeren
  • Profiteer van de voordelen en maak een lijst van zaken die u altijd al wilde doen of afhandelen in uw privéleven! Sky diving, liefdadigheidswerk, bonsai-tuinieren, alles is mogelijk! Het is tijd voor quality time

Breng uw organisatie op orde om waardering te krijgen
Laura: Deel uw tijd in

  • Zorg er altijd voor dat u op tijd bent of, beter nog, probeer altijd 5 minuten eerder bij een vergadering te zijn.
  • Vermijd het constant verzetten van vergaderingen met uw teams of klanten om te voorkomen dat u als onbetrouwbaar wordt gezien.
  • Zorg ervoor dat uw agenda duidelijk bepaald is en leg uzelf een maximale duur van vergaderingen op zodat iedereen zich concentreert en beknopt blijft
  • Probeer uw presentatie of teamvergaderingen vroegtijdig te beëindigen. Zo bespaart u iedereen waardevolle tijd en mensen zullen dit waarderen.

Charlotte: Val op

  • Het beklimmen van de bedrijfsladder vereist absoluut goede organisatorische vaardigheden. Als goed georganiseerde professional bent u betrouwbaarder en wordt u gezien als iemand waarop men kan terugvallen.
  • Een goede organisatie zorgt bovendien voor meer zelfvertrouwen in de manier waarop u omgaat met collega’s.
  • Dit kan het beeld dat uw baas over u heeft beïnvloeden en u zo helpen een betrouwbare relatie op te bouwen

Charlotte: Organiseer uw aktetas

  • Dus uw bureau is opgeruimd? Vergeet niet dat zodra u het kantoor verlaat uw aktetas aangeeft hoe goed of slecht u georganiseerd bent.
  • Organiseer uw papieren en dossiers in verschillende mappen met duidelijke titels. Gekleurde labels helpen u snel bij het vinden van het juiste dossier
  • Zorg ervoor dat uw aktetas alle benodigde items bevat (bijvoorbeeld visitekaartjes, pennen, USB-stick, voedingskabel).

Lucas: Word de modelmedewerker van uw bedrijf

  • Heeft u zich weleens afgevraagd hoe een goed georganiseerde werkomgeving het imago van uw project binnen en buiten uw kantoor ten goede komt?
  • Een betere organisatie van uw agenda en arbeidstaken stelt u in staat bevestigingse-mails voor vergaderingen te versturen, vooraf een goede agenda voor te bereiden, de vergadering te leiden en aan het einde van de vergadering taken toe te wijzen aan alle aanwezigen.
  • U zult zich spoedig realiseren dat het wijzigen van uw organisatorisch gedrag meer invloed heeft dan al het andere.

Be the first to comment on "Dymo LabelWriter en GTD m.b.v. organisatieprofiel"

Leave a comment

Your email address will not be published.


*